Der sichere Datenaustausch über die Cloud

Für den Austausch von Dateien stelle ich Speicherplatz auf zwei Cloud-Speichern mit Standort Deutschland bereit. Sollten Sie es ausdrücklich wünschen, würde ich während unserer Zusammenarbeit auch Ihre Infrastruktur/­Datenaustausch­plattform nutzen - solange der umfassende Schutz insbesondere personenbezogener Daten auch dort gewährleistet ist.

• Wir werden hauptsächlich meinen Storage Share by Hetzner verwenden. Weiterer Speicherplatz steht zwecks Ausfallsicherheit via HiDrive by Strato bereit. Der Zugriff auf beide Dateiserver erfolgt ausschließlich per Webbrowser über HTTPS.
• Eine Ende zu Ende-Verschlüsselung der übertragenen Dateien ist auf beiden Datenservern ganz bewusst nicht aktiviert, da diese nicht für deren Schutz nach dem Herunterladen auch am jeweiligen Zielort sorgt. Um Letzteres sicherzustellen, übergeben wir schützenswerte Daten/Informationen stets in Form von AES-256 verschlüsselten Dateien in ZIP- bzw. 7Zip-Archiven.
• Für unseren gemeinsamen Datenaustausch gebe ich ein Verzeichnis frei, auf das Sie über eine passwortgeschützte Freigabe lesend und ggf. auch schreibend zugreifen können. Ich werde Sie stets per E-Mail über meine Aktivitäten in Kenntnis setzen (Dateiupload, -download oder -löschung) - über Ihre Aktivitäten werde ich vom Storage Share zeitnah per E-Mail informiert.
• Die Verweildauer von schützenswerten Daten auf einem Dateiserver in der Cloud sollte trotz Verschlüsselung so kurz wie möglich sein. Heruntergeladene Dateien sollten nach Prüfung der Entschlüsselbarkeit umgehend gelöscht werden.
• Passwörter für Ordnerfreigaben teile ich Ihnen ausschließlich telefonisch mit. Projektbezogene Passwörter zur Entschlüsselung der Dateien können wir sowohl telefonisch als auch per E-Mail austauschen.

• Zu keinem Zeitpunkt tauschen wir personenbezogene Daten in Dateiform im Anhang einer E-Mail aus - auch dann nicht, wenn sie hinreichend verschlüsselt wurden.
• Aus anderen Gründen zu schützende Inhalte können wir aber sehr wohl im Anhang einer E-Mail austauschen. Dafür müssen wir sie lediglich vorab in einer Datei ablegen und diese Datei dann per AES-256 verschlüsseln.
• Manchmal müssen aber andere Informationen im Text der E-Mail und/oder die E-Mail-Adressen des Absenders/der Empfänger geschützt werden. Dann greifen wir auf eine Verschlüsselung des Übertragungsweges beispielsweise über S-MIME zurück.

• Bitte sehen Sie von einem Austausch von Daten auf externen Datenträgern ab. Die von mir verarbeitbare Datenmenge ist kein Big Data und kann jederzeit über Cloud-Speicher ausgetauscht werden. Zudem sollten Datenträger aus Gründen der Sicherheit persönlich übergeben und nicht per Post verschickt werden - und der Aufwand dafür ist letztlich einfach zu groß.