Der sichere Datenaustausch über die Cloud

Für den Austausch von Dateien über die Cloud habe ich Speicherplatz auf zwei Datenservern mit Standort Deutschland angemietet. Sollten Sie es ausdrücklich wünschen, würde ich während unserer Zusammenarbeit auch Ihre Infrastruktur/­Datenaustausch­plattform nutzen - solange der umfassende Schutz insbesondere personenbezogener Daten auch dort gewährleistet ist.

• Wir werden hauptsächlich meinen Storage Share by Hetzner verwenden. Und auch um der Ausfallsicherheit Genüge zu tun, steht weiterer Speicherplatz via HiDrive by Strato bereit. Der Zugriff auf beide Datenserver erfolgt ausschließlich per Webbrowser über HTTPS.
• Die Verschlüsselung der übertragenen Dateien ist auf beiden Datenservern ganz bewusst nicht aktiviert, da diese nicht für deren Schutz nach dem Herunterladen auch am jeweiligen Zielort sorgt. Um Letzteres sicherzustellen, übergeben wir schützenswerte Daten/Informationen stets in Form von AES-256 verschlüsselten Dateien in ZIP-Archiven.
• Für unseren gemeinsamen Datenaustausch gebe ich ein Verzeichnis frei, auf das Sie über eine passwortgeschützte Freigabe sowohl lesend als auch schreibend zugreifen können. Ich werde Sie stets per E-Mail über meine Aktivitäten in Kenntnis setzen (Dateiupload, -download oder -löschung) - über Ihre Aktivitäten werde ich vom Storage Share zeitnah per E-Mail informiert.
• Die Verweildauer von schützenswerten Daten auf einem Datenserver in der Cloud sollte trotz Verschlüsselung so kurz wie möglich sein. Heruntergeladene Dateien sollten nach Prüfung der Entschlüsselbarkeit umgehend gelöscht werden.
• Passwörter für Ordnerfreigaben teile ich Ihnen ausschließlich telefonisch mit. Projektbezogene Passwörter zur Entschlüsselung der Dateien können wir sowohl telefonisch als auch per E-Mail austauschen.

• Zu keinem Zeitpunkt tauschen wir personenbezogene Daten in Dateiform im Anhang einer E-Mail aus - auch dann nicht, wenn sie hinreichend verschlüsselt wurden.
• Inhalte, die aus anderen Gründen zu schützen sind, können wir hingegen sehr wohl im Anhang einer E-Mail austauschen. Dafür müssen wir sie lediglich vorab in einer Datei ablegen und diese Datei dann per AES-256 verschlüsseln.
• Manchmal müssen aber andere Informationen im Text der E-Mail und/oder die E-Mail-Adressen des Absenders/der Empfänger geschützt werden. Dann greifen wir auf eine Verschlüsselung des Übertragungsweges beispielsweise über S-MIME zurück.

• Gerne können wir Daten, die per Gesetz oder gemeinsamer Vereinbarung nicht besonders geschützt werden müssen, in Dateiform auch auf externen Datenträgern bspw. auf dem Postweg übergeben.
• Besonders schützenswerte, da personenbezogene Daten würde ich hingegen nur in Ausnahmefällen und nur nach vorheriger Absprache auf externen Datenträgern übergeben. Auch weil die Übergabe persönlich erfolgen sollte, da ein sicherer Versand sehr teuer ist.
• Ich empfehle auch Ihnen, Dateien ausschließlich auf nachträglich unveränderbaren Medien wie CD-R, DVD-R oder BD-R zu übergeben. Erst bei noch größeren Datenmengen sollten per USB anschließbare und meist auch überschreibbare Medien zum Einsatz kommen. Für das Einlesen Ihrer Datenträger verwende ich aus Sicherheitsgründen stets ein separates System.